Командна робота на відстані: як онлайн-адвокати взаємодіють з експертами та нотаріатом

Цифрова модель юридичної роботи давно вийшла за межі простої відеоконференції між клієнтом і юристом.

Сьогодні справжній результат дає злагоджена віддалена команда: юрист формує стратегію, експерти забезпечують доказову базу, нотаріат швидко посвідчує необхідні документи, а всі учасники працюють у єдиному темпі. Такий підхід економить час, зменшує логістичні витрати й дозволяє просувати справу без пауз, навіть коли сторони знаходяться у різних містах.

Старт відбувається з короткої діагностики: фахівець уточнює мету, юрисдикцію, критичні строки, перелік доказів. Паралельно вибудовується "архітектура" проєкту: доступи до спільного сховища, правила іменування файлів, версійність документів, канали комунікації та регламент відповідей. Клієнт бачить план робіт і календар дедлайнів, а команда розуміє, хто і за що відповідає на кожному етапі.

Ключовою перевагою цифрового формату є швидка взаємодія з експертами. Економісту потрібні первинні документи та банківські виписки, будівельно-технічному експерту — фотофіксація й специфікації, психологу — релевантні висновки й спостереження. Юрист координує збір, фільтрує матеріали, формулює точні питання для експертиз і стежить, щоб висновки логічно підсилювали «теорію справи». Завдяки цьому до суду подається цілісний пакет, а не розрізнені довідки, що суперечать одна одній.

Не менш важливий віддалений контакт із нотаріатом. Попередньо готуються проєкти довіреностей, заяв і угод, узгоджуються реквізити сторін, перевіряється комплект додатків. Далі — швидке дистанційне узгодження текстів і, за потреби, організація виїзного або онлайн-посвідчення в межах, дозволених законодавством. Електронний підпис (КЕП/Дія.Підпис) дає документам повну юридичну силу й дозволяє подавати їх через електронні кабінети судів та органів влади.

Безпека даних у такій моделі — не опція, а обов’язкова умова. Використовуються шифровані сховища, двофакторна автентифікація, обмеження доступів "за ролями", журнали дій та резервні копії. Команда домовляється, що жоден документ із персональними чи комерційними даними не передається у відкритих месенджерах, а критичні матеріали підписуються та зберігаються в захищених контейнерах. Це дисциплінує і знижує ризик технічних збоїв чи витоків.

Щоб утримувати темп, робочі зустрічі проходять із чітким порядком денним і короткими підсумками. Після кожної сесії фіксуються рішення, відповідальні та строки виконання. За цією ж логікою вибудовується й комунікація з клієнтом: або щотижневий дайджест, або оновлення «по факту події», але завжди з прозорими KPI — подано позов, прийнято ухвалу, підготовлено експертизу, отримано рішення.

Формат особливо ефективний у справах із великим масивом доказів: податкові та корпоративні конфлікти, сімейні питання з фінансовою складовою, спори щодо нерухомості, кейси з ІТ та інтелектуальної власності. Саме тут адвокати онлайн здатні створити відчутну перевагу: відсутність «мертвого часу» між погодженнями, швидкі правки у спільних файлах, подання документів без поїздок, оперативні переговори з опонентами і можливість у будь-який момент підняти потрібний аркуш справи.

Типові ризики — хаотичне зберігання файлів, правки "повз" загальну версію, передача чутливих документів у незахищених каналах. Вирішуються вони просто: спільне сховище з правами доступу, протокол назв, контроль версій, внутрішній чек-лист "що, куди і як передаємо", а також звичка підсумовувати кожну домовленість письмово. Коли ці правила стають частиною робочої культури, віддалений формат працює не гірше, а часто — швидше й чистіше, ніж офлайн.

Підсумок очевидний: цифрова координація - це про швидкість, контроль і передбачуваність. Коли ролі визначені, докази зібрані, а канали захищені, результат вимірюється не кількістю дзвінків, а підписаними угодами, зареєстрованими правами та виграними справами. Саме так працює Адвокатське об'єднання "Актум": ми формуємо сценарій, підключаємо релевантних експертів, організовуємо нотаріальні дії дистанційно і проводимо клієнта від першої консультації до рішення, яке можна показати й виконати.
 

Кирило Бойко