Как общаться по телефону: советы по соблюдению современного этикета

В деловой практике современного человека почти невозможно обойтись без телефона. Благодаря телефону повышается оперативность решения огромного количества вопросов. По телефону проводятся переговоры, отдаются распоряжения, высказываются просьбы, предоставляются консультации, приводятся справки и т.д..

Кроме того, телефон современного человека выполняет множество дополнительных функций. Но в этом материале мы рассмотрим только советы ресурса Ренессанс по общению именно по телефону.

Мелодия звонка на телефоне должна быть приятной на слух, не слишком громкой и не должна раздражать окружающих.

Телефон не рекомендуется держать на столе, он должен находиться в кармане или сумке. Считается недопустимым переключение внимания на смартфон во время встреч любого типа.

Если во время встречи или совместного обеда вы отвечаете на звонок, тем самым вы даете понять человеку, сидящему рядом, что кто-то другой важнее. Предупредите собеседника заранее, если ждете важный звонок.

По телефону нельзя кричать и говорить слишком громко. В среднем, мы говорим по телефону в три раза громче, чем при контактном разговоре. 90% пользователей мобильных телефонов повышают голос, и зря. Современные динамики сверхчувствительны, а если разговору мешает фоновый шум, всегда можно перезвонить позже.

Плохим тоном считается писать сообщения под столом или во время встречи или важных мероприятий. Также не красит человека если он перевел телефон в беззвучный режим и "условно незаметно" листает страницы соцсетей, читает сообщения и тому подобное. Это раздражает не менее чем внезапные звонки. Отвлекает внимание спикера и характеризует скучающего не с лучшей стороны.

Не следует звонить до 9.00 утра или после 21.00 вечера. Деловой звонок в это время должен быть крайне срочным. Правила относительно личного общения каждый человек устанавливает самостоятельно.

Фото: radiotrek.rv.ua

Не желательно звонить незнакомым людям или в компанию (если она не работает) на выходных или в праздничные дни.

Телефонный разговор (если это не общение с близкими людьми) не может длиться более 5 минут.

Звоня по рабочим вопросам, не корректно попросить уделить 2 минуты времени, а говорить 10 минут или даже больше.

Снимать трубку необходимо после второго звонка, а звонить нужно до трех звонков.

Заранее подготовьтесь к телефонному разговору, продумайте о чем будете говорить, положите рядом блокнот и ручку.

Запрещается, во время движения машины, водителю разговаривать по телефону за рулем и пассажиру, который находится рядом с водителем. Водитель прислушивается к разговору и отвлекает внимание от дороги.

Нельзя разговаривать в банке, магазине и других общественных местах. Ведь выслушивать персональные драмы неизвестных людей бывает очень неудобно. Поэтому не погружайтесь в личный разговор в общественных местах.

Согласно деловому этикету, недопустимо отвечать на звонок "Алло", "Да", "Слушаю". Эти слова не несут информацию, лучше сразу поздороваться.

Если вы сотрудник, то отвечая на телефонный звонок запрещено говорить: "Я не знаю". Нужно ответить: "Позвольте я выясню этот вопрос", - или, например: "Вы можете немного подождать, пока я узнаю нужную информацию?".

Если телефонный разговор прервался, то перезвонить должен инициатор звонка.

В светском этикете закончить разговор должен инициатор звонка, а в деловом - старший по должности.

Вы должны ценить время и чувствовать настроение собеседника. Поэтому всегда спрашивайте: "Удобно ли вам разговаривать". Психологи советуют разговаривать нужно с улыбкой и интонацией. Это повышает продуктивность звонка и передает хорошее настроение собеседнику.

Завершать разговор рекомендуют словами: "Спасибо за звонок", "Всего наилучшего", "Спасибо за уделенное время", "Весьма благодарен".

Более эмоционально можно поблагодарить: "Вежливо благодарю", "Поклонно благодарю", "Большое спасибо".

Ігор Льов