Как оцифровать трудовую книжку: пошаговая инструкция

Из-за войны, которую развязала рф против Украины, многие предприятия прекратили работу, а люди потерять связь с работодателем или потеряли некоторые документы, в частности трудовые книжки, которые могли остаться у предыдущего работодателя. Отсутствие этого документа влияет на будущее трудоустройство, без него не станешь на учет в центре занятости и не сможешь оформить пенсию.

В Украине есть возможность пользоваться электронной трудовой книжкой. О том, что такое электронная трудовая книжка, и как это работает рассказывают юристы ОО "Институт аналитики и адвокации". Более того, согласно законодательству, оцифровать трудовые книжки должны все украинцы.

Так, в Украине продолжается процесс оцифровки бумажных трудовых книжек, который является компонентом перехода к электронному учету трудовой деятельности. Согласно Закону Украины от 05.02.2021 №1217-IX "О внесении изменений в некоторые законодательные акты Украины относительно учета трудовой деятельности работника в электронной форме" (далее - Закон №1217), работодатели обязаны подавать в Пенсионный фонд сведения о трудовой деятельности работников в виде сканированных копий бумажных трудовых книжек. Таким образом появляются электронные трудовые книжки.

По данным юристов, электронные трудовые книжки - это цифровые аналоги бумажных. Они официально действуют в Украине с 10 июня 2021 года. Их внедрили, чтобы усовершенствовать учет трудовой деятельности украинцев и уменьшить бумажный документооборот. Также это уменьшает риск потери или повреждения документов.

Срок оцифровки трудовой книжки не ждет

В соответствии с п. 2 разд. ІІ "Заключительные и переходные положения" Закона №1217: включение Пенсионным фондом Украины в реестр застрахованных лиц Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования отсутствующих сведений о трудовой деятельности работников осуществляется в течение пяти лет со дня вступления в силу настоящего Закона на основании сведений, представленных страхователем или застрахованным лицом в порядке и сроки, установленные Пенсионным фондом Украины по согласованию с центральным органом исполнительной власти, обеспечивающим форму

Таким образом, согласно требованиям Закона работу по оцифровке документов о трудовой деятельности застрахованных лиц необходимо завершить до 10.06.2026.

Как ФЛП должен подавать сканкопии трудовых книжек наемных работников

Шаг 1. Вход на веб-портал Пенсионного фонда

ФЛП заходит на официальный сайт и нажимает кнопку "Вход".

Авторизация осуществляется с помощью квалифицированной электронной подписи (КЭП) или Дія.Підпису.

После входа пользователь попадает в личный кабинет, где доступна вкладка "Кабинет страхователя"(эта вкладка доступна только тем, кто зарегистрирован в ПФУ как работодатель) - именно через нее ФЛП может подавать документы по своим работникам.

Шаг 2. Переход к услуге по подаче сканкопий

В меню нужно выбрать:

Здесь открывается форма, в которой вносятся данные работника:

- фамилия, имя, отчество;

- регистрационный номер учетной карточки налогоплательщика (РНУКПН).

Шаг 3. Загрузка документов

ФЛП добавляет отсканированные копии трудовой книжки работника (все страницы, содержащие записи о трудовой деятельности).

Файлы должны быть в формате PDF, JPG и достаточного качества для считывания.

Шаг 4. Подпись и отправка

После проверки данных документ подписывается электронной подписью ФЛП и отправляется в Пенсионный фонд Украины через веб-портал.

Шаг 5. Контроль результата

Статус обработки поданных документов можно просмотреть в разделе "Входящие / Отправленные документы".

После проверки информация о трудовой деятельности работника будет внесена в Реестр застрахованных лиц, что гарантирует ее учет при дальнейшем расчете пенсии.

Можно ли самостоятельно подать сканкопии трудовой книжки в ПФУ

Работник сам может подать сканкопии трудовой книжки в Пенсионный Фонд. Для этого:

1. Войдите на вебпортал ПФУ:

Авторизуйтесь с помощью КЭП, BankID или Дія.Підпису.

1. Перейдите в соответствующий раздел:

В меню выберите "Коммуникации с ПФУ", а затем - "Сведения о трудовых отношениях".

1. Заполните данные и дайте согласие:

Внесите свои данные и дайте согласие на обработку персональных данных.

1. Загрузите сканы:

Сканкопии всех заполненных страниц трудовой книжки должны быть четкими, цветными, с текстом, печатями и подписями. Формат файлов - JPG или PDF, размер - до 1 МБ, рекомендуемое качество - 300 dpi.

1. Отправьте запрос:

Нажмите "Подписать и отправить в ПФУ".

1. Проверьте статус:

Статус обработки можно посмотреть в разделе "Мои обращения".

Нужно ли сканировать новые записи, если трудовую уже подавали?

Нет. Сканкопии трудовой книжки подаются один раз. Новые записи попадают в электронную трудовую автоматически.

Чем отличается сканирование от оцифровки?

Сканирование - это создание файлов трудовой книжки (изображений), которые вы отправляете на портал ПФУ. Специалисты фонда сами переносят данные в электронную систему.

Оцифровка - когда вы вносите все записи самостоятельно в электронную трудовую через кабинет страхователя или работника, добавляя сканы в качестве подтверждения.

Как понять, что сканкопия принята?

Когда в вашем кабинете на портале ПФУ появляется статус "Выполнено", это значит, что сканкопии обработаны, а данные о трудовой деятельности - актуализированы.

Проверьте вкладку "Повідомлення" - там могут быть уточнения или замечания.

Володимир Шкаєв