Как магазину не терять деньги из-за пересортировки и списаний

Выручка стабильная, а денег на счете регулярно не хватает — знакомая картина? Редко это единичный случай кражи. Чаще всего виноваты два незаметных процесса: пересортица на складе и списания, которые никто как следует не оформляет. Распознать их несложно, если знать, куда смотреть.

Откуда берется пересортица и почему её трудно заметить

Представьте: во время инвентаризации в магазине обуви не хватает одной пары кроссовок 41-го размера, а на полке стоит лишняя пара той же модели, только 42-го размера. Это и есть пересортица: вдруг обнаруживают недостачу одного товара рядом с избытком другого, обычно близкого по сорту, цвету или размеру.

На первый взгляд ничего страшного: в целом цифры вроде бы сходятся. Но за этим почти всегда стоит чья-то ошибка — кто-то ввёл не тот артикул на кассе, кладовщик перепутал похожие позиции при приёмке, и пока эту пару ошибок не зафиксируют, она будет повторяться снова и снова.

Списание: когда это нормально, а когда нет

Товар в любом магазине время от времени портится в пути, бьётся или просто истекает срок годности, и списывать такое вполне нормально. Сама по себе такая потеря ещё ничего плохого не означает.

<picture></picture>

Проблема не в списании, а в том, как оно оформлено. Нормальное списание всегда имеет причину, акт и подпись ответственного лица. А вот когда из месяца в месяц в журнале появляется что-то расплывчатое без каких-либо подробностей, стоит насторожиться. За такими формулировками часто скрываются либо кражи, либо ошибки учета, которые просто никто не искал.

Инвентаризация выявляет проблему, пока она небольшая

Пересортичку и недостачи проще всего выявлять вовремя: регулярно сверять данные учета с тем, что реально лежит на полках. Чем реже магазин это делает, тем позже замечает расхождение, и тогда уже приходится гадать, откуда оно взялось.

По формальной классификации инвентаризацию делят на плановую и внеплановую, внезапную. Плановую согласовывают заранее, например в последний день месяца. Внеплановая происходит неожиданно: возникло подозрение в краже, сменился сотрудник, ответственный за товар, или в отчетности появилась непонятная цифра. На практике к этому часто добавляют выборочную проверку отдельной полки, чтобы быстро проверить подозрение, не останавливая работу всего магазина.

Что реально снижает риск

Здесь помогают несколько простых вещей: уникальный штрихкод на похожих друг на друга товарах устраняет путаницу на кассе ещё до того, как она успевает произойти, ограниченный доступ продавцов к складским остаткам затрудняет сокрытие пропажи, а обязательное указание причины при отмене продажи не позволяет незаметно скрыть ошибку.

<picture></picture>

Лучше всего это работает, когда учет ведёт не человек в тетради или Excel, а система, которая сама фиксирует каждое движение товара. Например, удобная программа для магазина с учётом остатков от Poster показывает остатки в режиме реального времени и позволяет провести инвентаризацию по штрих-коду вместо ручного пересчёта. Тогда расхождение видно сразу, а не постфактум, месяц спустя.

Что из всего этого

Ни одна система учета не устранит человеческие ошибки полностью. Так не бывает. Но она делает их видимыми сразу, пока цена ошибки ещё невелика, а не через месяц, когда на месте расхождения уже образовалась необъяснимая дыра в кассе.

Олена Болган