Як спілкуватися телефоном: поради щодо дотримання сучасного етикету

У діловій практиці сучасної людини майже неможливо обійтися без телефону. Завдяки телефону підвищується оперативність вирішення величезної кількості питань. Телефоном проводяться переговори, віддаються розпорядження, висловлюються прохання, надаються консультації, наводяться довідки тощо. 

Крім того, телефон сучасної людини виконує безліч додаткових функцій. Але в цьому матеріалі ми розглянемо лише поради ресурсу Ренесанс щодо спілкування саме телефоном.

Мелодія дзвінка на телефоні має бути приємною на слух, не дуже гучною та не повинна дратувати оточуючих.

Телефон не рекомендується тримати на столі, він має знаходитись у кишені або сумці. Вважається неприпустимим перемикання уваги на смартфон під час зустрічей будь-якого типу.

Якщо під час зустрічі чи спільного обіду ви відповідаєте на дзвінок, тим самим ви даєте зрозуміти людині, що сидить поруч, що хтось інший важливіший. Попередьте співрозмовника заздалегідь, якщо чекаєте на важливий дзвінок.

Телефоном не можна кричати та говорити занадто голосно. У середньому, ми говоримо телефоном утричі голосніше, ніж при контактній розмові. 90% користувачів мобільних телефонів підвищують голос, і дарма. Сучасні динаміки надчутливі, а якщо розмові заважає фоновий шум, завжди можна передзвонити пізніше.

Поганим тоном вважається писати повідомлення під столом або ж під час зустрічі чи важливих заходів. Також не красить людину якщо вона перевела телефон у безгучний режим й "умовно непомітно" гортає сторінки соцмереж, читає повідомлення тощо. Це дратує не менш ніж раптові дзвінки. Відвертає увагу спікера і характеризує нудьгуючого не з кращого боку.

Не слід телефонувати до 9.00 ранку або після 21.00 вечора. Діловий дзвінок в цей час винен бути вкрай терміновим. Правила щодо особистого спілкування кожна людина встановлює самостійно.

Фото: radiotrek.rv.ua

Не бажано телефонувати незнайомим людям чи у компанію (якщо вона не працює) на вихідних чи у святкові дні.

Телефонна розмова (якщо це не спілкування з близькими людьми) не може тривати понад 5 хвилин.

Телефонуючи з робочих питань, не коректно попросити приділити 2 хвилини часу, а говорити 10 хвилин або й більше.

Знімати слухавку необхідно після другого дзвінка, а телефонувати потрібно до трьох дзвінків.

Завчасно підготуйтесь до телефонної розмови, продумайте про що будете говорити, покладіть поруч блокнот та ручку.

Забороняється, під час руху машини, водію розмовляти телефоном за кермом і пасажиру, який знаходиться поруч з водієм. Водій прислухається до розмови та відвертає увагу від дороги.

Не можна розмовляти у банку, магазині та інших громадських місцях. Адже вислуховувати персональні драми невідомих людей буває дуже незручно. Тому не занурюйтесь в особисту розмову у громадських місцях.

Згідно з діловим етикетом, недопустимо відповідати на дзвінок "Алло", "Так", "Слухаю". Ці слова не несуть інформацію, краще одразу привітатися.

Якщо ви співробітник, то відповідаючи на телефонний дзвінок заборонено говорити: "Я не знаю". Потрібно відповісти: "Дозвольте я виясню це питання", - чи, наприклад: "Ви можете трішки почекати, поки я дізнаюсь потрібну інформацію?".

Якщо телефонна розмова перервалась, то перетелефонувати має ініціатор дзвінка.

У світському етикеті закінчити розмову має ініціатор дзвінка, а у діловому - старший по посаді.

Ви маєте цінувати час та відчувати настрій співрозмовника. Тому завжди запитуйте: "Зручно вам розмовляти". Психологи радять розмовляти потрібно з посмішкою та інтонацією. Це підвищує продуктивність дзвінка та передає гарний настрій співрозмовнику.

Завершувати розмову рекомендують словами: "Дякую за дзвінок", "Всього найкращого", "Дякую за приділений час", "Вельми вдячний".

Більш емоційно можна подякувати: "Ґречно дякую", "Уклінно дякую", "Красно дякую".

Ігор Льов