Як налагодити ефективну комунікацію між керівництвом громади та її мешканцями

Як налагодити ефективну комунікацію між керівництвом громади та її мешканцями? Почніть з базових правил: регулярність, відкритість та чесність. Звучить складно? Пояснюємо простою мовою в новій інфографіці.

Цю інфографіку команда ШоТам підготувала в рамках проєкту "Громада Діє".

Ефективна комунікація - це системне зміцнення довіри у громаді та просування стратегічних меседжів розвитку. Аби використовувати всі можливості та комунікувати ефективно необхідно створити чіткий дієвий план. Саме цього вчились представники громад-партнерів Програми USAID DOBRE під час серії тренінгів "Комунікаційний план. Тренінг із покрокового спільнотворення", який організував Український кризовий медіацентр. За результатами тренінгу на сайті Децентралізація надали таку інформацію.

Комунікаційна стратегія - це дороговказ, сформований із ключових повідомлень для громади на декілька років вперед, що охоплює всі сфери життя громади. У стратегії прописано цілі, завдання, важливі ключові повідомлення до конкретних авдиторій за обраними комунікаційними каналами.

Комунікаційний план - це інструмент реалізації комунікаційної стратегії. Це план подій, активностей, через який відбувається системне та регулярне спілкування з громадою. План також передбачає оцінку успішності та ефективності комунікації.

Ключові повідомлення визначаються стратегією, а втілюються - в рамках плану, який і допомагає перевірити ефективність дій.

Яким має бути дієвий комунікаційний план

Ефективний комунікаційний план - це той, який не залишається просто написаним документом, а який втілюють люди та отримують зворотній зв’язок. І головне: комунікація приносить результати, коли вона системна і постійна.

Отож, ефективний комунікаційний план:

• містить ключові повідомлення, які треба донести до громади,
• фіксує інструменти, якими ці повідомлення будуть доноситись (події, публікації у ЗМІ та соцмережах),
• визначає частоту використання тих чи інших інструментів (щомісячно, щоквартально, щотижнево),
• структурує авдиторію,
• визначає відповідальних осіб,
• містить вимірювані показники для визначення ефективності різної комунікації,
• допомагає долати існуючі в громаді комунікаційні бар’єри.

Ефективний комунікаційний план має 5 ключових цеглин.

1. Комунікаційна ціль - це великий загальний результат, якого ви хочете досягти щодо конкретної проблеми, напрямку.
2. Комунікаційні завдання - це конкретні дії, які вам треба виконати, щоб досягти комунікаційних цілей. Комунікаційні завдання повинні бути чіткі та вимірювальні в часі.
3. Цільові авдиторії - це групи або категорії населення, чия діяльність тісно пов’язана з життєдіяльністю територіальної громади, як у формальний, так і в неформальний спосіб.
4. Ключове повідомлення, яке передбачає чотири елементи: гачок (цікава історія із визначенням потреби та рішення), тіло повідомлення (просте зрозуміле формулювання для конкретної авдиторії), фокус повідомлення (для оптимізації кількості контактів), перехід до дії (визначення мультиканальності повідомлення).
5. Канали комунікації, які будуть використовуватися для досягнення комунікаційної цілі. Дослідіть, з яких джерел ваші жителі отримують інформацію, зокрема, інформацію про життя громади.

Коли всі 5 цеглин - чіткі та продумані, то ваш комунікаційний план буде міцним. Зрештою, громада зможе побудувати ефективну комунікацію та зміцнити довіру.

Як переконатися, що ваша комунікація ефективна? Простий тест із запитання, на який можна відповісти "так" або "ні":

• Люди отримують чесні вчасні повідомлення?
• Представники самоврядування говорять про те, що цікавить, турбує, залучає громаду?
• Повідомлення сформульовані простою мовою та аргументовані?
• Люди у громаді діляться між собою не чутками, а офіційною інформацією?
• Є відчуття безпеки в середині громади та відкритість місцевої влади?

Якщо на всі питання ви відповіли "так" - вітаємо, ваша комунікація є досконалою. Якщо ж серед відповідей є "ні" - це означає, що є куди вдосконалюватись. І практичні поради, описані вище у тексті, можуть вам у цьому допомогти. Аргумент простий: комунікація зміцнює довіру у громаді, а під час війни це надзвичайно важливо.

Читайте також:

• Як організувати військовий вишкіл для цивільних мешканців ОТГ.
• Як залучити переселенців до відновлення громади після бойових дій
• Як допомогти переселенцям соціалізуватися в новій громаді
• Як створити волонтерський хаб на базі громади
• Як знайти роботу в новій громаді: поради для переселенців.