Як оцифрувати трудову книжку: покрокова інструкція

Через війну, яку розв’язала рф проти України, багато підприємств припинили роботу, а люди втратити зв’язок з роботодавцем або втратили деякі документи, зокрема трудові книжки, які могли залишитися у попереднього роботодавця. Відсутність цього документу впливає на майбутнє працевлаштування, без нього не станеш на облік у центрі зайнятості та не зможеш оформити пенсію.

В Україні є можливість користуватися електронною трудовою книжкою. Про те, що таке електронна трудова книжка, та як це працює розповідають юристи ГО "Інститут аналітики та адвокації". Ба більше, згідно з законодавством, оцифрувати трудові книжки повинні усі українці.

Так, в Україні триває процес оцифрування паперових трудових книжок, який є компонентом переходу до електронного обліку трудової діяльності. Згідно із Законом України від 05.02.2021 №1217-IX "Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі" (далі – Закон №1217), роботодавці зобов’язані подавати до Пенсійного фонду відомості про трудову діяльність працівників у вигляді сканованих копій паперових трудових книжок. Таким чином з’являються електронні трудові книжки.

За даними юристів, електронні трудові книжки – це цифрові аналоги паперових. Вони офіційно діють в Україні з 10 червня 2021 року. Їх впровадили, щоб удосконалити облік трудової діяльності українців та зменшити паперовий документообіг. Також це зменшує ризик втрати чи пошкодження документів.

Термін оцифрування трудової книжки не чекає

Відповідно до п. 2 розд. ІІ "Прикінцеві та перехідні положення" Закону №1217: включення Пенсійним фондом України до реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування відсутніх відомостей про трудову діяльність працівників здійснюється протягом п’яти років з дня набрання чинності цим Законом на підставі відомостей, поданих страхувальником або застрахованою особою у порядку та строки, встановлені Пенсійним фондом України за погодженням із центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування державної політики у сфері соціального захисту населення, та центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування державної політики у сфері трудових відносин.

Таким чином, згідно з вимогами Закону роботу по оцифруванню документів про трудову діяльність застрахованих осіб необхідно завершити до 10.06.2026.

Як ФОП повинен подавати сканкопії трудових книжок найманих працівників

Крок 1. Вхід до вебпорталу Пенсійного фонду

ФОП заходить на офіційний сайт і натискає кнопку "Вхід".

Авторизація здійснюється за допомогою кваліфікованого електронного підпису (КЕП) або Дія.Підпису.

Після входу користувач потрапляє до особистого кабінету, де доступна вкладка "Кабінет страхувальника" (ця вкладка доступна тільки тим, хто зареєстрований у ПФУ як роботодавець) – саме через неї ФОП може подавати документи щодо своїх працівників.

Крок 2. Перехід до послуги з подання сканкопій

У меню потрібно обрати:

Тут відкривається форма, у якій вносяться дані працівника:

– прізвище, ім’я, по батькові;

– реєстраційний номер облікової картки платника податків (РНОКПП).

Крок 3. Завантаження документів

ФОП додає відскановані копії трудової книжки працівника (усі сторінки, що містять записи про трудову діяльність).

Файли мають бути у форматі PDF, JPG та достатньої якості для зчитування.

Крок 4. Підпис і відправлення

Після перевірки даних документ підписується електронним підписом ФОПа і відправляється до Пенсійного фонду України через вебпортал.

Крок 5. Контроль результату

Статус обробки поданих документів можна переглянути у розділі "Вхідні / Надіслані документи".

Після перевірки інформація про трудову діяльність працівника буде внесена до Реєстру застрахованих осіб, що гарантує її врахування при подальшому розрахунку пенсії.

Чи можна самостійно подати сканкопії трудової книжки до ПФУ

Працівник сам може подати Сканкопії трудової книжки до Пенсійного Фонду. Для цього:

1. Увійдіть на вебпортал ПФУ: 

Авторизуйтеся за допомогою КЕП, BankID або Дія.Підпису. 

1. Перейдіть до відповідного розділу: 

У меню оберіть "Комунікації з ПФУ", а потім – "Відомості про трудові відносини". 

1. Заповніть дані та надайте згоду: 

Внесіть свої дані та дайте згоду на обробку персональних даних. 

1. Завантажте скани: 

Сканкопії всіх заповнених сторінок трудової книжки мають бути чіткими, кольоровими, з текстом, печатками та підписами. Формат файлів – JPG або PDF, розмір – до 1 МБ, рекомендована якість – 300 dpi. 

1. Надішліть запит: 

Натисніть "Підписати та відправити в ПФУ". 

1. Перевірте статус: 

Статус обробки можна переглянути у розділі "Мої звернення".

Чи потрібно сканувати нові записи, якщо трудову вже подавали?

Ні. Сканкопії трудової книжки подаються один раз. Нові записи потрапляють до електронної трудової автоматично.

Чим відрізняється сканування від оцифрування?

Сканування – це створення файлів трудової книжки (зображень), які ви надсилаєте на портал ПФУ. Фахівці фонду самі переносять дані до електронної системи.

Оцифрування – коли ви вносите всі записи самостійно в електронну трудову через кабінет страхувальника або працівника, додаючи скани як підтвердження.

Як зрозуміти, що сканкопію прийнято?

Коли у вашому кабінеті на порталі ПФУ з’являється статус "Виконано", це означає, що сканкопії оброблені, а дані про трудову діяльність – актуалізовані.

Перевірте вкладку "Повідомлення" – там можуть бути уточнення або зауваження.

Володимир Шкаєв