Як магазину не втрачати гроші на пересортиці й списаннях

Виторг стабільний, а грошей на рахунку регулярно не вистачає - знайома картина? Рідко це одноразова крадіжка. Частіше винні два непомітні процеси: пересортиця на складі і списання, які ніхто до пуття не оформляє. Розпізнати їх нескладно, якщо знати, куди дивитися.

Звідки береться пересортиця і чому її важко помітити

Уявіть: під час інвентаризації в магазині взуття бракує однієї пари кросівок 41 розміру, а на полиці стоїть зайва пара тієї самої моделі, тільки 42-го. Це і є пересортиця: раптом знаходять нестачу одного товару поруч із надлишком іншого, зазвичай близького за сортом, кольором чи розміром.

На перший погляд нічого страшного: разом узяте ніби сходиться. Але за цим майже завжди стоїть чиясь помилка - хтось вибив не той артикул на касі, комірник переплутав схожі позиції при прийманні, і поки цю пару помилок не запишуть, вона повторюватиметься знову.

Списання: коли це нормально, а коли ні

Товар у будь-якому магазині час від часу псується в дорозі, б'ється чи просто виходить строк придатності, і списувати таке цілком нормально. Сама по собі така втрата ще нічого поганого не означає.

<picture></picture>

Проблема не в списанні, а в тому, як воно оформлене. Нормальне списання завжди має причину, акт і підпис відповідальної людини. А от коли з місяця в місяць у журналі виринає щось розмите без жодних деталей, варто насторожитися. За такими формулюваннями часто ховаються або крадіжки, або помилки обліку, яких просто ніхто не шукав.

Інвентаризація ловить проблему, поки вона маленька

Пересортицю і недостачі найпростіше ловити вчасно: регулярно звіряти дані обліку з тим, що реально лежить на полицях. Що рідше магазин це робить, то пізніше помічає розбіжність, і тоді вже доводиться здогадуватися, звідки вона взялася.

За формальною класифікацією інвентаризацію ділять на планову і позапланову, раптову. Планову узгоджують заздалегідь, наприклад в останній день місяця. Позапланова трапляється несподівано: з'явилася підозра на крадіжку, змінився відповідальний за товар працівник, або в звітності зʼявилась незрозуміла цифра. На практиці до цього часто додають вибіркову перевірку окремої полиці, щоб швидко перевірити підозру, не зупиняючи весь магазин.

Що реально знижує ризик

Тут допомагають кілька простих речей: унікальний штрихкод на схожі між собою товари знімає плутанину на касі ще до того, як вона встигає статися, обмежений доступ продавців до складських залишків ускладнює приховування пропажі, а обов'язкова причина при скасуванні продажу не дає провести помилку тихцем.

<picture></picture>

Найкраще це працює, коли облік веде не людина в зошиті чи Excel, а система, яка сама фіксує кожен рух товару. Наприклад, зручна програма для магазину з обліком залишків від Poster показує залишки в реальному часі й дозволяє провести інвентаризацію за штрихкодом замість ручного перерахунку. Тоді розбіжність видно одразу, а не постфактум, місяць потому.

Що із цього всього

Жодна система обліку не усуне людські помилки повністю. Так не буває. Але вона робить їх видимими одразу, поки ціна помилки ще невелика, а не через місяць, коли на місці розбіжності вже утворилася непоясненна діра в касі.

Олена Болган